Nđ 110 về công tác văn thư
| CHÍNH PHỦ ------- | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------- |
| Số: 110/2004/NĐ-CP | Hà Nội, ngày 08 tháng 4 năm 2004 |
NGHỊ ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủngày 25 tháng 12 năm 2001;Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luậtsửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày16 tháng 12 năm 2002;Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,
NGHỊ ĐỊNH:
Chương 1:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạmvi và đối tượng điều chỉnh
1. Nghị định này quy định vềcông tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư; được áp dụng đối vớicác cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xãhội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Bạn đang xem: Nđ 110 về công tác văn thư
2. Công tác văn thư quy định tạiNghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý vănbản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Điều 2. Giảithích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữdưới đây được hiểu như sau:
1. "Bản thảo văn bản"là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bảncủa cơ quan, tổ chức;
2. "Bảngốc văn bản" là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;
3. "Bảnchính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơquan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trịnhư nhau;
4. "Bản sao y bản chính"là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thứcquy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
5. "Bản trích sao"là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
6. "Bản sao lục"là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao ybản chính và trình bày theo thể thức quy định;
7. "Hồ sơ" là mộttập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đốitượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơquan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụcủa một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
8. "Lập hồ sơ"là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theodõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhấtđịnh.
Điều 3.Trách nhiệm đối với công tác văn thư
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức,trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉđạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
2. Mọi cá nhân trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiệnnghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này và quy định khác của pháp luật về côngtác văn thư.
Chương 2:
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂNBẢN
Điều 4. Hìnhthức văn bản
Các hình thức văn bản hình thànhtrong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
1. Văn bản quyphạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành vănbản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;
2. Văn bảnhành chính
Quyết định (cá biệt), chỉ thị(cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báocáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷnhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhậnhồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;
3. Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyênngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuậnthống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
4. Văn bản của tổ chức chính trị,tổ chức chính trị - xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương củatổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
Điều 5. Thểthức văn bản
1. Thể thứcvăn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
a) Thể thức văn bản quy phạmpháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệucủa văn bản;
- Địa danhvà ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loạivà trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dungvăn bản;
- Chức vụ, họtên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơquan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mứcđộ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
b) Đối vớicông văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoàicác thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉcơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.
c) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộtrưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định.
2. Thể thức văn bản chuyên ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy địnhsau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
3. Thể thức văn bản của tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơquan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
4. Thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiệntheo thông lệ quốc tế.
Điều 6. Soạnthảo văn bản
1. Việc soạnthảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung mộtsố điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.
2. Việc soạn thảo văn bản khácđược quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung củavăn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cánhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân có tráchnhiệm thực hiện các công việc sau:
Xác định hình thức, nội dung vàđộ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
Thu thập, xử lý thông tin cóliên quan;
Soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp cần thiết, đềxuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan,tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoànchỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèmtheo tài liệu có liên quan.
Điều 7. Duyệtbản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do ngườicó thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sungbản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Điều 8. Đánhmáy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bảnphải bảo đảm những yêu cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên văn bảnthảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sựsai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
2. Nhân bản đúng số lượng quy định;
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bảnvà thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
Điều 9. Kiểmtra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cánhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chínhxác của nội dung văn bản.
2. Chánh Văn phòng các Bộ, cơquan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp (sau đây gọitắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức khôngcó văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giaotrách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở nhữngcơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểmtra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tụcban hành văn bản.
Điều 10. Kývăn bản
1. Ở cơ quan,tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩmquyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chứccó thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vựcđược phân công phụ trách.
2. Ở cơ quan, tổ chức làm việcchế độ tập thể
a) Đối với những vấn đề quan trọngcủa cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức,phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quyđịnh như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chứcthay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của người đứng đầu vàcác thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứngđầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và nhữngvăn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b) Việc ký văn bản về những vấnđề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này.
3. Trong trườnghợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụtrách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký.Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong mộtthời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khácký.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chứccó thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơnvị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quyđịnh cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan,tổ chức.
5. Khi ký văn bản không dùng bútchì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 11. Bảnsao văn bản
1. Các hình thức bản sao đượcquy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bảnsao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặctrích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao;địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩmquyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y bản chính, bảntrích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này cógiá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ kýcủa văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điềunày, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Chương 3:
QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝVÀ SỬ DỤNG CON DẤU
MỤC 1. QUẢNLÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 12.Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thưdo cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải đượcquản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến
Điều 13. Tiếpnhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nàođều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận,đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhânkhông có trách nhiệm giải quyết.
Điều 14.Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến phải được kịp thờitrình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay saukhi nhận được.
2. Việc chuyển giao văn bản phảibảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Điều 15. Giảiquyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chứccó trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứngđầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷnhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân côngphụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến,người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vịhoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn đượcpháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chứccó thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giaotrách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến vàbáo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
b) Phân văn bản đến cho các đơnvị, cá nhân giải quyết;
c) Theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến.
Điều 16.Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước.
MỤC 2. QUẢNLÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 17.Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chứcphát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) Văn bản đi là văn bản do cơ quan, tổchức phát hành. phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thứcvà kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độkhẩn, mật (nếu có);
3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục, chuyển phát vàtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Điều 18.Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải được hoànthành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậmnhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyểncho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Điều 19. Việclưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhấthai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồsơ.
2. Bản lưu văn bản đi tại vănthư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.
3. Bản lưu văn bản quy phạm phápluật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấytốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.
Điều 20.Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước.
Xem thêm: Sự Tích Mặt Trời Và Mặt Trăng Là 2 Anh Em, Sự Tích Mặt Trăng, Mặt Trời
MỤC 3. LẬP HỒSƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔCHỨC
Điều 21. Nộidung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ hiệnhành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản,tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ đượclập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánhđúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu được thu thậpvào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễnbiến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thậpvào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 22.Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của các đơn vị vàcá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Các đơn vị và cá nhân trongcơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưutrữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điềunày.
b) Trường hợp đơn vị hoặc cánhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mụcgửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không đượcquá hai năm.
c) Mọi cán bộ, công chức, viênchức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lạihồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệuvào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính: sau mộtnăm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học,ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệmthu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sauba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh;mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khicông việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lậphai bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và hai bản "Biên bảngiao nhận tài liệu". Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiệnhành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
Điều 23.Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiệnhành
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chứccó trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòngHành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầucơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giaonộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồsơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.
3. Thủ trưởng các đơn vị trongcơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việclập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiệnhành của cơ quan, tổ chức.
4. Trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.
Điều 24.Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hànhđược thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước.
MỤC 4. QUẢNLÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 25. Quảnlý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấutrong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý vàsử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chứcphải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhânviên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho ngườikhác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào cácvăn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào nhữngvăn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của cơquan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức đượcquy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổchức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
b) Những văn bản do văn phònghay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của vănphòng hay dấu của đơn vị đó.
Điều 26.Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngayngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấuđóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lụckèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lêntrang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóngdấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Chương 4:
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNGTÁC VĂN THƯ
Điều 27. Nộidung quản lý nhà nước về công tác văn thư
Nội dung quản lý nhà nước vềcông tác văn thư bao gồm:
1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo,hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;
2. Quản lý thống nhất về nghiệpvụ công tác văn thư;
3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứngdụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư;
4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡngcán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởngtrong công tác văn thư;
5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư;
6. Tổ chức sơ kết, tổng kết côngtác văn thư;
7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vựcvăn thư.
Điều 28.Trách nhiệm quản lý công tác văn thư
1. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệmtrước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo những nộidung quy định tại Điều 27 của Nghị định này.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướccó trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tácvăn thư.
2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyềnhạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trungương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chứcxã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và Uỷ ban nhân dân các cấp có trách nhiệm:
a) Căn cứ quy định của pháp luật,ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;
b) Kiểm tra việc thực hiện cácchế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm viquản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật vềcông tác văn thư theo thẩm quyền;
c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiêncứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;
d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡngcán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởngtrong công tác văn thư;
đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết vềcông tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.
Điều 29. Tổchức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức
1. Căn cứ khối lượng công việc,các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm vănthư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan).
2. Văn thư cơ quan có những nhiệmvụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b) Trình, chuyển giao văn bản đếncho các đơn vị, cá nhân;
c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởngphòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến;
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bảntrình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thứcvà kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
e) Đăng ký, làm thủ tục pháthành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụviệc tra cứu, sử dụng bản lưu;
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữliệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đườngcho cán bộ, công chức, viên chức;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu củacơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
Điều 30.Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chứcvăn thư theo quy định của pháp luật.
Chương 5:
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠMVÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 31.Khen thưởng
Cơ quan, tổ chức, cá nhân cóthành tích trong công tác văn thư được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Điều 32. Xửlý vi phạm
Người nào vi phạm các quy định củaNghị định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư thì tuỳtheo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệmhình sự theo quy định của pháp luật.
Điều 33.Khiếu nại, tố cáo
1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếunại đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.
2. Cá nhân có quyền tố cáo đối vớicác hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.
3. Việc giải quyết khiếu nại, tốcáo trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếunại, tố cáo.
Chương 6:
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 34. Hiệulực thi hành
1. Nghị định này có hiệu lực thihành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.
2. Bãi bỏ Mục I -Công tác công văn, giấy tờ của Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và côngtác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963của Hội đồng Chính phủ và những quy định trước đây trái với quy định tại Nghị địnhnày.
Điều 35. Hướngdẫn thi hành
Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệmhướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Nghị định này.
Điều 36.Trách nhiệm thực hiện
Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cáctỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.
