Mẫu công văn xin lỗi khách hàng
Thư xin lỗi khách hàng được sử dụng khi đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ thực hiện không đúng theo thỏa thuận hoặc khi nhận được những phản hồi tiêu cực từ phía khách hàng.
Bạn đang xem: Mẫu công văn xin lỗi khách hàng
Trong quá trình cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… các doanh nghiệp không thể tránh khỏi xảy ra những sai sót khiến khách hàng không hài lòng với doanh nghiệp. Thay vì việc sử dụng ngôn từ trực tiếp để xin lỗi khách hàng thì rất nhiều đơn vị lựa chọn việc gửi thư để xin lỗi khách hàng của mình, nhằm xoa dịu những khó chịu của khách hàng và đưa ra lời giải thích phù hợp cho sự cố đó.
Vậy thư xin lỗi khách hàng là gì? Khi nào cần phải viết thư xin lỗi khách hàng sẽ được Luật Hoàng Phi giải đáp trong nội dung bài viết sau đây.
Thư xin lỗi khách hàng là gì?
Thư xin lỗi khách hàng là mẫu thư tín, email gửi đến khách hàng của doanh nghiệp nhằm đưa ra những lời giải thích và xin lỗi chân thành của công ty, qua đó, công ty sẽ có cái nhìn thân thiện hơn từ phía khách hàng.
Thư xin lỗi khách hàng tức là từ phía doanh nghiệp đã có những lỗi sai hay kể cả lỗi sai có từ phía khách hàng, vì thế cần phải thể hiện được thái độ chân thành trong nội dung thư. Cụ thể khi viết, quý vị cần bám sát những tiêu chí như sau:
Thứ nhất: Không quy đổi sai phạm cho người khác
Để khắc phục những sai sót đã xảy ra, phía doanh nghiệp không nên quy đổi tất cả sai phạm cho khách hàng; không nên sử dụng các từ ngữ như: tại, bị, mà, là. Thay vào đó doanh nghiệp nên chủ động đứng ra chịu trách nhiệm và cam kết khắc phục những sai sót, cam kết không để tiếp tục xảy ra lỗi sai đó cũng như đền bù thỏa đáng cho khách hàng nếu có thiệt hại. Bởi khi khách hàng sử dụng dịch vụ củ doanh nghiệp hay mua hàng hóa đều có quyền phản ánh, phê bình hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Thứ hai: Có thái độ đồng cảm với khách hàng
Cá nhân khi thực hiện viết thư xin lỗi khách hàng phải đứng trên vị trs của khách hàng để cảm nhận và hiểu đc suy nghĩ của khách hàng. Khi hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp không đạt chuẩn thì khách hàng sẽ có những phản hồi không tốt về phía doanh nghiệp. Chính vì thế, doanh nghiệp phải hiểu và giải quyết vấn đề này theo hướng tốt nhất nhằm bảo đảm quyền lợi cho khách hàng lẫn uy tín của công ty.
Thứ ba: Chú trọng về hình thức của thư xin lỗi
Bên cạnh chú trọng vào nội dung thư thì doanh nghiệp cũng cần phải chỉnh chu về hình thức của thư. Đặc biệt là khi khách hàng đang không hài lòng về doanh nghiệp thì việc một bức thư xin lỗi quá dài dòng, quá ngắn hoặc sai chính tả… sẽ khiến khách hàng càng thêm khó chịu và cảm thấy không được tôn trọng. Chính vì thế, thư xin lỗi khách hàng cần phải được trình bày ngắn gọn, đủ nội dung và phải có hình thức bắt mắt.
Xem thêm: Bí Quyết Để Có Vóc Dáng Đẹp Như Ngọc Trinh, Ngọc Trinh Ăn Gì Mà Dáng Đẹp Thế
Khi nào cần gửi thư xin lỗi khách hàng?
Trong hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ không thể lúc nào cũng hoàn hảo, vì một lý do nào đó mà có thể giao sai sản phẩm, giao thiếu hoặc dịch vụ chưa được tận tình, thiếu sót… Nhìn chung, khi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện chưa đúng so với thỏa thuận với khách hàng hoặc nhận được phản hồi từ khách hàng thông qua các kênh liên hệ thì cần viết thư xin lỗi và gửi đến khách hàng.
Mẫu thư xin lỗi khách hàng về chất lượng sản phẩm
Đối với những tổ chức, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, sản phẩm có thể do lỗi trong quá trình sản xuất, do nguyên liệu chưa đủ yêu cầu… mà có thể dẫn đến chất lượng sản phẩm bị kém chất lượng, không đủ điều kiện đưa ra thị trường. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến uy tín của công ty và hoạt động kinh doanh của họ. Chính vì thế, khi phát hiện sản phẩm chưa đáp ứng được chất lượng thì doanh nghiệp cần tiến hành thu hồi và có thư xin lỗi khách hàng.
Quý vị có thể tham khảo mẫu thư như sau:
Thân gửi chị T, gửi những bà mẹ mua hàng tại AZ Mart!
Vào ngày 15/ 11/2022 chị T có chia sẻ trên trang facebook cá nhân của mình về việc mua sữa tại AZ Mart và thắc mắc tại sao sản phẩm có tem tiếng Việt, 2 tem vỡ. Khi mua hàng chị có thắc mắc thì nhân viên giải thích chưa rõ ràng. Sau khi về cho bé sử dụng chị thấy rằng sữa nhẹ mùi và bé 2 ngày sau có hiện tượng đi ngoài, chị nghi hoặc không biết đây có phải là sản phẩm chính hãng?
Trước tiên, tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất tới chị khi chị gặp phải trải nghiệm không vui này. Rất xin lỗi chị bởi AZ Mart đã tiếp nhận thông tin chậm trễ, và nhân viên của chúng tôi chưa có cách giải quyết thấu đáo cũng như trả lời được những câu hỏi, thắc mắc của chị và điều đó đã khiến chị chưa thực sự hài lòng.
Và điều tôi cảm thấy hạnh phúc nhất đó là chị đã thông cảm và hiểu chúng tôi, thực sự tin tưởng vào AZ Mart. Chúng tôi biết rằng, đối với mỗi người mẹ, sức khỏe của con là điều quý giá hơn tất cả. Chính vì vậy, bảo vệ sức khỏe của các con bằng những sản phẩm an toàn cũng chính là kim chỉ nam trong suốt những năm hoạt động của AZ Mart.
Về sự việc khách hàng phản ánh về sản phẩm sữa Pedia, tôi xin phép được đưa thêm một chút thông tin, và mong rằng những khách hàng của AZ Mart sẽ thấu hiểu được. Việc dán tem nhãn bằng tiếng Việt là theo quy định của các cơ quan chức năng và khâu này là do đơn vị nhập khẩu thực hiện. Sữa có mùi thơm nhẹ hay không có mùi hoàn toàn là do cảm quan của từng người. Và sữa là một sản phẩm vô cùng nhạy cảm, nếu bé uống mà không phù hợp với cơ địa có thể dẫn tới việc đi ngoài. Hoặc một vài trường hợp bé đi ngoài là do bé đang mọc răng, hoặc ăn đồ ăn lạ.
Chúng tôi cam kết mọi sản phẩm mà AZ Mart cung cấp 100% đều có xuất xứ rõ ràng, chất lượng được đảm bảo tuyệt đối. Chúng tôi chắc chắn không vì một hộp sữa mà đánh đổi uy tín đã gây dựng trong lòng hàng triệu bà mẹ Việt Nam trong suốt thời gian qua.
Một lần nữa tôi rất mong chị T thứ lỗi vì đã khiến chị có những trải nghiệm không vui khi mua sắm tại AZ Mart. Tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn tới chị T cũng như tất cả các khách hàng đã có thông tin phản hồi để AZ Mart có thể kịp thời lắng nghe mong muốn của các bậc cha mẹ và từ đó phục vụ được chu đáo hơn.
