Tổ chức đám cưới hay nhất
Mọi người vẫn bảo ngày cưới là ngày đại hỉ, ngày hạnh phúc nhất của cô dâu chú rể và gia đình hai bên. Thế nhưng ai trải qua rồi thì mới hiểu cái sự “bầm dập” của hai nhân vật chính như thế nào để có được bữa tiệc vui đó. Hà nghĩ có chị còn thở phào “May quá ngày ấy cũng đã qua rồi. Bây giờ mà cưới nữa… chắc chit.” Hà cũng đã trong hoàn cảnh đó.
Bạn đang xem: Tổ chức đám cưới hay nhất
Thật ra bây giờ nhìn lại Hà thấy chuẩn bị đám cưới cũng không phải là quá khó khăn. Hà ghi lại những kinh nghiệm có được mong giúp được chị em có được ngày vui diễn ra thật suôn sẻ mà lại không phải tốn quá nhiều công sức.
Quan trọng hơn, hãy biến giai đoạn này thành cuộc hành trình đầy niềm vui trên con đường đi đến hạnh phúc. Bởi vì chẳng mấy ai có “cơ hội” để trải nghiệm một lần nữa đâu phải không ạ?
Bài viết này Hà tập trung chủ yếu về phần Tự tổ chức đám cưới. Ở cuối bài Hà sẽ nói một chút về tổ chức đám cưới thông qua dịch vụ Wedding Planer.
A. TỰ TỔ CHỨC ĐÁM CƯỚI
Các chị đừng lo, “Tự tổ chức” không phải là Cô dâu và Chú rể tự mình làm mọi việc từ A đến Z. “Tự tổ chức” chỉ đơn giản là CD-CRtự tìm hiểu, lên kế hoạch và lựa chọn dịch vụ cho đám cưới của mình (như chọn nhà hàng, món ăn, chụp ảnh cưới, trang trí nhà cửa khi cưới v.v.), thay vì phải nhờ một người trung gian làm giúp (như Wedding planer chẳng hạn).
Dưới đây là mẫu kế hoạch mà Hà lập ra để thực hiện, các chị có thể tham khảo:
1. Nhà trai gặp gỡ nhà gái để định ngày cưới.
2. CD-CR lên ngân sách chi phí cưới để có sự chuẩn bị về tài chính. Bước này có thể thực hiện từ thật sớm, vì đôi khi phải có “đủ vốn liếng” rồi mới có thể báo cho hai gia đình biết.
3. Lên danh sách khách mời (sơ lược) để dự trù số bàn đặt nhà hàng, bao gồm khách của song thân và của CD-CR.
4. Đặt nhà hàng (tốt nhất là 6 tháng trước ngày cưới).
5. Tìm hiểu các studio chụp ảnh cưới
6. CD-CR đi chụp ảnh cưới (tốt nhất 2-3 tháng trước ngày cưới)
Bước 5 và 6 các chị xem bài “Chụp hình cưới và chuẩn bị trang phục cưới“.
7. In thiệp cưới (1-2 tháng trước ngày cưới)
8. Tìm dịch vụ mâm quả, xe hoa và trang trí nhà cửa ngày rước dâu (cổng hoa, xe hoa, v.v) (tốt nhất 1 tháng trước ngày cưới)
9. Tìm hiểu nơi sẽ đi trăng mật (1-2 tháng trước ngày cưới)
10. Mời cưới (3 tuần trước khi cưới)
11. Lên nhà hàng chốt lại số bàn tiệc và những điều khoản trong hợp đồng (3 tuần trước khi cưới).
12. Mua sắm thêm vật dụng cần thiết cho CD-CR sau ngày cưới (chăn ra gối nệm, áo quần để cô dâu mặc sau khi về nhà chồng…): 1 tháng trước ngày cưới
1. Nhà trai gặp gỡ nhà gái để định ngày cưới.
Bước này giả định khi hai nhà đã đồng ý tổ chức đám cưới cho CD-CR, và hẹn gặp nhau để thống nhất ngày cưới và việc tổ chức tiệc cưới (hai nhà đãi riêng hay đãi chung, chi phí nhà trai chịu hay chia đều v.v.). Hà không đi sâu phần này vì phong tục các vùng miền cũng khác nhau.
2. Lên ngân sách chi phí cưới
Lên ngân sách cưới sẽ giúp CD-CR biết được cần chuẩn bị tối thiểu bao nhiêu tiền cho đám cưới. Thông thường các chi phí tổ chức cưới ở TP HCM sẽ dao động trung bình trong các khoảng sau:
• Bàn tiệc: 2,5-4tr/bàn.
• Chụp hình cưới trọn gói: Khoảng 10tr-18tr.
Bao gồm: chụp album cưới (pre-wedding photography) vàchụp ngày cưới (quay phim + chụp ảnh ngày rước dâu và ngày đãi tiệc nhà hàng), soire cho cô dâu, veston cho chú rể, trang điểm, làm tóc ngày chụp album và ngày cưới v.v.
• Trang trí nhà cửa + cổng hoa + xe hoa rước dâu + mâm quả + thuê áo dâu phụ v.v: 5-10tr.
• May áo dài cho cô dâu (ngày rước dâu): 800k-2tr5/bộ
• Giày dép, quần áo để CD mặc sau khi về nhà chồng: 1tr-2tr
• Trăng mật: 8tr-20tr cho 2 người. Một số CD-CR bỏ qua trăng mật.
Các nhà hàng thường yêu cầu thanh toán 30-50% số tiền trước ngày cưới. Ví dụ muốn đãi tiệc 20 bàn, giá 3 triệu/bàn thì các chị cần chuẩn bị tối thiểu 40% số tiền (khoảng 24 triệu) để thanh toán trước cho nhà hàng. Số còn lại thanh toán trong ngày đãi tiệc (có thể tận dụng ngay số tiền mừng của khách).
Theo Hà, để tổ chức một đám cưới trung bình ở Tp HCM thì CD-CR cần chuẩn bị sẵn khoảng 50 triệu trở lên. Thời gian chuẩn bị càng dài thì sẽ càng nhẹ gánh.
3. Lên danh sách khách mời (sơ lược)
Bước này giúp dự trù số bàn đặt nhà hàng.
Cô dâu và Chú rể lập riêng danh sách khách mời của mình, và cha mẹ hai bên gia đình cũng lập riêng danh sách, sau đó cộng lại.
Xem thêm: Công Ty Tnhh Danone Việt Nam
Nên lập theo nhóm, chẳng hạn “Anh chị em họ”, “Bạn công ty”, “Bạn cấp 3”,… để dễ kiểm soát. Các chị cũng có thể mở Yahoo list, email list hoặc phone book để lập DS dễ dàng hơn.
4. Đặt nhà hàng
Hai gia đình cần nhanh chóng lên sơ lược danh sách khách mời để xác định số lượng bàn tiệc (tương đối). Điều này đặc biệt cần thiết nếu chị nào có ý định mời trên 40 bàn, vì không phải nhà hàng nào cũng có sảnh tiệc đủ rộng. Thông thường tiệc dưới 30 bàn là dễ chọn nhà hàng nhất.
Tốt nhất nên đặt nhà hàng 6 tháng trước ngày cưới. Đặt trễ thì nhiều nhà hàng sẽ hết chỗ. Tuy nhiên ở Tp HCM hiện nay có rất nhiều nhà hàng nên chịu khó thì vẫn có thể tìm được nhà hàng tốt chứ không đến nỗi “thảm họa” đâu ạ.
Vì chủ quan mà 3 tháng rưỡi trước ngày cưới Hà mới tìm đặt nhà hàng, gọi điện cho hơn 20 nhà hàng (trong đó có các nhà hàng Hà thích) đều đã hết sảnh. Chỉ còn lại 7 nhà hàng trong danh sách. Hà và ông xã cố gắng đi xem hết cả 7 nhà hàng. Rất may là đến nhà hàng cuối cùng lại là chỗ mình ưng ý nhất. Chắc nhờ ở hiền gặp lành hihi.
Lập danh sách các nhà hàng kèm số điện thoại (nhờ bác Google). Ghi rõ ưu – nhược điểm của các nhà hàng đó và so sánh với tiêu chuẩn mà các chị ưu tiên nhất (chẳng hạn có chị ưu tiên nhất thương hiệu, chị khác ưu tiên thức ăn ngon, có chị lại ưu tiên vị trí tại trung tâm…)
Gọi điện thoại đến một loạt nhà hàng xem còn chỗ không và hỏi sơ giá cả. Việc này giúp các chị tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Chọn ra những nhà hàng thấy tạm ổn để trực tiếp đến tìm hiểu kĩ hơn.
Tiêu chuẩn chọn nhà hàng của Hà là thức ăn ngon, sảnh tiệc sang trọng, giá cả phải chăng, phục vụ tốt, vị trí gần trung tâm thuận lợi cho khách, bãi giữ xe sát ngay nhà hàng và không nhất thiết phải nhiều “sao” lắm.
Theo kinh nghiệm của người thân Hà, các nhà hàng 5 sao có ưu điểm là cách bày trí sang trọng, phục vụ chu đáo nhưng thức ăn thường mang phong cách phương Tây nhiều hơn nên không hợp khẩu vị đa số người Việt lắm. Nhiều khách đi ăn tiệc cưới 5 sao về hay than là “ăn không ngon, ăn không no v.v”. Giá thì tất nhiên không rẻ. Vì vậy nếu chị nào có ý định chọn nhà hàng 5 sao thì nên tìm hiểu và chọn món thật kĩ để tránh để lại ấn tượng “nhà hàng sang mà thức ăn … dở” nhé hihi!
• Về sảnh tiệc: Đừng xem catalog mà cần phải yêu cầu nhân viên dẫn đi xem sảnh trực tiếp. Sảnh càng ít cột càng tốt. Ước lượng thử xem sảnh có chứa được số bàn mình cần không (trừ hao 10% nhé). Ví dụ nếu nhân viên nhà hàng nói sảnh chứa được tối đa 50 bàn thì các chị đặt 40-45 bàn thôi, chứ đặt đủ 50 bàn thì thường rất chật, chắc chắn khi CD-CR và bố mẹ hai đàng đi chào bàn sẽ mệt vô cùng. Cần xem cả phòng thay đồ cho CD và xem cả nhà vệ sinh nữa nhé!
• Hỏi về giá cả: Giá được giữ nguyên đến ngày cưới luôn hay là có thay đổi. Giá đã bao gồm phí nước uống và phí phục vụ hay chưa. Bia phục vụ suốt tiệc hay chỉ trong vòng 2 giờ. Bia nhãn hiệu gì, nếu đổi qua nhãn hiệu khác thì có bù thêm bao nhiêu tiền. Khăn lạnh/ khăn giấy có miễn phí không. Thông thường đặt trên 35 bàn thì nhà hàng sẽ có nhiều ưu đãi.
Hiện nay các nhà hàng thường để mặc định là bia rót sẵn trong bình lớn. Bia này uống không ngon lắm (vì mất ga và có thể pha tạp nhiều loại bia mà khách không biết). Các chị nên chọn bia chai (uống chai nào khui chai đó), vừa sang trọng lại vừa ngon hơn. Tất nhiên có bù thêm tiền nhưng cũng không nhiều đâu ạ (cứ deal với nhà hàng). Mắc nhất là Heineken, rồi đến Tiger, rẻ nhất là 333.
• Hỏi về cách phục vụ:
Mỗi bàn có bao nhiêu nhân viên phục vụ. Tốt nhất là 10 bàn cần 12-13 nhân viên phục vụ mới đủ, vì ngoài người bưng thức ăn thì cũng cần người phục vụ thức uống và lấy cái này cái kia theo yêu cầu của khách.
Nhà hàng có thay chén mới cho khách khi thay món hay không, phục vụ sẽ gắp thức ăn cho khách hay là khách tự gắp. Nếu không yêu cầu rõ từ đầu, một số nhà hàng sẽ tính phí thêm đó ạ.
• Hỏi về món ăn. Thực đơn ngon hay không phụ thuộc rất nhiều vào các món ăn mà các chị chọn. Chẳng hạn tại nhà hàng mà Hà đặt, một số khách từng dự đám cưới ở đây chê là món ăn dở, nhưng đến đám cưới của Hà thì nhiều khách bảo là món ăn ngon. Khác biệt là ở chỗ chọn món ăn (bố chồng của Hà từng làm quản lý nhà hàng khách sạn nên biết cách chọn món hợp lý).
Các nhà hàng luôn có mẫu thực đơn gợi ý sẵn, nhưng không nên chọn theo đúng thực đơn của nhà hàng mà có thể hoán đổi món. Nếu không có kinh nghiệm chọn món, hãy hỏi nhân viên tư vấn của nhà hàng xem những món nào nhà hàng làm ngon nhất và những món nào khách thích ăn nhất.
• Hỏi về bàn tiệc: Bàn 10 người hay 12 người. Có bao nhiêu ghế dành cho trẻ em (ghế chân cao có chỗ dựa cho em bé ngồi). Khoảng cách giữa các bàn có đủ rộng để khách đi lại dễ dàng, có thể đặt được bao nhiêu bàn dự phòng, giá bàn dự phòng thế nào, thức ăn bàn dự phòng có khác với bàn chính không. Nếu có khách ăn chay thì món chay tính giá thế nào.
Để biết thực tế, các chị nên đến tầm 17h-17h30, khi đó sảnh tiệc cho 1 đám cưới khác đã được bày sẵn, chỉ việc yêu cầu nhân viên lễ tân dẫn lên xem. Nếu đến sau 18h30 thì chủ tiệc sẽ không cho các chị vào xem vì họ bắt đầu đón khách.
Nếu khách của các chị có khoảng 10-12 người ăn chay thì nên đặt hẳn 1 bàn chay. Nếu chỉ có 1 vài khách ăn chay thì có thể yêu cầu thực đơn cho khách lẻ (thường chỉ có 3 món, nhưng giá tính bằng với thực đơn 6 món). Nên hỏi rõ nhà hàng có thực đơn cho người ăn chay không nhé!
• Hỏi về cách trang trí và các dịch vụ khác: Nơ ghế màu gì, có thay đổi được không. Bàn của người nhà hoặc người lớn tuổi nên để nơ ghế khác màu (đậm hơn) với bàn của khách để dễ phân biệt. Tháp ly sâm banh, bánh kem, trang trí sân khấu, thùng đựng tiền mừng, sổ kí tên, cổng hoa đón khách, hoa bàn lễ tân v.v. nhà hàng có tính phí hay không, phí như thế nào. Các chị nên bảo họ cho mình xem trước để cần gì thì điều chỉnh lại.
Hiện nay có nhiều ý tưởng trang trí rất phong phú cho tiệc cưới như sổ kí tên in dấu vân tay, thùng đựng tiền mừng với hình dáng ngộ nghĩnh, bày tranh ảnh CD-CR trên bàn lễ tân, in backdrop hình CD-CR trên sân khấu, chú hề thổi bong bóng cho trẻ em v.v. Thuê chú hề thổi bong bóng thì các chị phải đặt sớm, chứ trễ là không còn.
Nếu muốn mang dịch vụ khác từ bên ngoài vào(chẳng hạn trang trí, âm thanh ánh sáng) thì hãy hỏi nhà hàng có đồng ý không, và tính phí như thế nào nhé.
• Hỏi về những nghi thức đón CD-CR, về MC, nhạc cưới:Nhà hàng sẽ cho xem các clip mẫu để các chị chọn. Có thể yêu cầu MC là nam hay nữ, giọng bắc hay giọng nam, nội dung cụ thể cần MC thể hiện, nhạc nền lúc CD-CR lên sân khấu. Ban nhạc sẽ chơi nhạc không lời hay để ca sĩ hát, có cho khách lên đăng ký hát hay không v.v.
• Hỏi về các chính sách ưu đãi: Như Hà nói ở trên, đặt càng nhiều bàn thì càng dễ được ưu đãi như giảm giá bia, miễn phí ban nhạc, ca sĩ, pháo kim tuyến, miễn phí xe hơi đưa rước v.v.
Ngoài ra, hiện nay nhiều nhà hàng có liên kết với các trung tâm chụp ảnh cưới, đồ trang sức hoặc du lịch để tặng voucher giảm giá cho khách đặt tiệc cưới. Nếu không lấy voucher, các chị thử thương lượng để nhà hàng ưu đãi dịch vụ khác. Chẳng hạn Hà được tặng voucher 9 triệu (chụp hình cưới + mua nữ trang), nhưng vì không cần nên Hà đề nghị nhà hàng đổi lấy cổng hoa tươi trang trí tiệc (giá trị thấp hơn) và họ đồng ý.
