Công việc của văn thư

Văn thư là một chức danh trong các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp có chức năng soạn thảo văn bản, gửi và tiếp nhận văn bản, quản lý tài liệu, dữ liệu, sổ sách, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị, tổ chức đó.

Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp tới Quý độc giả một số thắc mắc liên quan đến nghề văn thư như: Văn thư là gì? Nhiệm vụ của văn thư? Mời Quý vị theo dõi nội dung bài viết.

Bạn đang xem: Công việc của văn thư

Văn thư là gì?

Văn thư là một chức danh trong các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp có chức năng soạn thảo văn bản, gửi và tiếp nhận văn bản, quản lý tài liệu, dữ liệu, sổ sách, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị, tổ chức đó.

Là một văn thư Quý vị phải đáp ứng các tiêu chuẩn nghề nghiệp nhất định, có sự am hiểu về kỹ năng soạn thảo văn bản, quản lý và sử dụng con dấu đúng pháp luật, việc gửi đi và tiếp nhận văn bản, lưu trữ hồ sơ đúng quy cách.

Để hiểu rõ hơn công tác của một nhân viên văn thư là gì? cũng như điều kiện tiêu chuẩn đối với một nhân viên văn thư Quý vị hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Nhiệm vụ của một văn thư là gì?

Nhiệm vụ của văn thư chi tiết như sau:

– Soạn thảo, ban hành văn bản

Là một văn thư thì kỹ năng soạn thảo văn bản là điều Quý vị bắt buộc phải nắm rõ. Trong đó Quý vị phải nắm rõ yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật đối với từng loại văn bản, soạn thảo dự thảo, trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt và ban hành, nếu có sai sót cần lập tức sửa đổi, bổ sung. Công tác soạn thảo văn bản cần đáp ứng tính cấp thiết của tình huống phải ban hành văn bản, đảm bảo tính chính xác về nội dung cũng như hình thức của văn bản.

Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành văn bản.

– Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ cần ban hành, trao đổi công việc bằng văn bản, do đó văn thư có trách nhiệm quản lý văn bản đến và văn bản đi của cơ quan, tổ chức. Đây là cơ sở để thực hiện hoạt động truy xuất dữ liệu sau này khi cần thiết phải truy xuất dữ liệu.

Họat động quản lý văn bản được tiến hành theo nguyên tắc chung về công tác văn thư. Cụ thể mọi văn bản đến và văn bản đi đều phải được lưu trữ tập trung tại soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

Văn bản đến và văn bản đi trong ngày phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao ngay trong ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.Đối với các văn bản có mức độ khẩn thì cần được ưu tiên đăng ký, phát hành và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Mọi văn bản đều được cập nhật trạng thái đăng ký, gửi, ký nhận, xử lý kịp thời theo tiến độ xử lý trên thực tiễn.

– Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Đây là hoạt động quản lý văn bản, dữ liệu của cơ quan tổ chức một cách tập trung nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tra cứu, sử dụng dữ liệu khi cần thiết sau này. Văn thư cần tiến hành lập , quản lý hồ sơ theo danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành.

Quy trình lập hồ sơ được tiến hành như sau: mở hồ sơ->Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ -> kết thúc hồ sơ.

Hồ sơ có thể được lưu trữ dưới hai hình thức là hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử. Đối với hồ sơ giấy có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên, người lập hồ sơ cần tiến hành đánh số tờ hồ sơ và viết mục lục hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan lưu trữ, người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại lần nữa dữ liệu có trong hồ sơ, soạn thảo 2 bản “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu “ và 2 bản “ “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” để giao nộp cho cơ quan lưu trữ khi giao nộp hồ sơ giấy tại cơ quan lưu trữ. Bên giao nộp hồ sơ và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Xem thêm: 37+ Ảnh Hot Girl Bikini Việt Nam Cực Kỳ Gợi Cảm, Tag: Hot Girl Mặc Bikini

Đối với hồ sơ điện tử, người lập hồ sơ có trách nhiệm nộp hồ sơ điện tử lên Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

– Tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư

Trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản cần sử dụng đến con dấu của cơ quan tổ chức. Văn thư có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Con dấu phải được bảo quản an toàn, chỉ được phép chuyển giao con dấu cho người khác khi có sự chấp thuận bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Quá trình chuyển giao con dấu phải được ghi nhận lại bằng văn bản.

Trong quá trình sử dụng con dấu khi ban hành văn bản, văn thư cần đáp ứng các tiêu chuẩn về sử dụng con dấu như con dấu phải sử dụng dấu mực đỏ, chỉ được đóng dấu, ký số lên văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. Khi đóng dấu lên văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành cần đảm bảo dấu đóng chìm lên 1/3 chữ ký của người ban hành.

Đối với các văn bản có phụ lục, tài liệu đính kèm thì con dấu được đóng trên văn bản chính và đóng dấutrang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Trường hợp đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi được thực hiện theo quy định riêng của cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu.

Tiêu chuẩn nghề nghiệp đối với văn thư

Để có thể công tác với vai trò là một nhân viên văn thư, Quý vị cần đáp ứng các tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn theo quy định của pháp luật.

Là một văn thư, Quý vị cần có phẩm chất đạo đức:

– Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng; trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân.

– Thực hiện nghiêm túc chức năng, nhiệm vụ của một người văn thư, tuân thủ quy định của pháp luật, sự phân công của cơ quan quản lý, có tính kỷ luật cao.

– Tận tụy, trung thực, cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư trong công việc, tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao, có lối sống lành mạnh, không ngừng nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn của bản thân.

– Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn:

Muốn hoạt động trong ngạch văn thư, Quý vị cần được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành này, có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ văn thư;ngoại ngữ, tin học theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, Quý vị cần có khả năng nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư,Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và những quy định của Nhà nước về công tác văn thư; bảo vệ bí mật Nhà nước; có kiến thức chuyên môn về công tác văn thư, có khả năng sử dụng và ứng dụng khoa học công nghệ trong quá trình làm việc.

Có khả năng tham gia vào quá trình kiểm tra hoạt động soạn thảo văn bản, đóng góp ý kiến trong việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, có kiến thức sâu rộng, am hiểu về tình hình , xu hướng phát triển của công tác văn thư trong nước cũng như thế giới (Đối với ngạch văn thư chính, ngạch văn thư).

Trên đây là những thông tin cơ bản liên quan đến Văn thư là gì? mà chúng tôi muốn gửi tới Quý vị đang có mong muốn làm việc trong lĩnh vực này. Nếu Quý vị có thắc mắc gì liên quan đến nghề văn thư có thể liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900 6557 để được giải đáp.